Vente et paiement
Caution et acompte en location de matériel : facturer les jours réels et rendre la caution
Acompte, arrhes, caution. Ce qui paie la location, ce qui reste au client, comment facturer les jours réels et retenir les dégâts, avec un exemple chiffré.
L'acompte est une avance sur le prix de la location et vient en déduction de la facture. La caution reste l'argent du client et lui revient à la fin, moins les retenues justifiées. Les deux restent séparés, dans la caisse comme sur la facture. La location se facture sur la durée réelle, de la sortie au retour de la machine, et les dates réservées ne fixent que la réservation. Le code pénal punit d'un à cinq ans d'emprisonnement celui qui émet, accepte ou endosse un chèque à titre de garantie, à la condition qu'on ne l'encaisse pas tout de suite (art. 374, 3°). Ce guide ne remplace pas l'avis d'un avocat.
En bref
- L'acompte paie la location et vient sur la facture. La caution reste au client et n'y figure pas.
- Facturez de la sortie réelle au retour réel, et écrivez dans le contrat comment vous comptez les jours et les heures.
- Le chèque gardé en garantie est un délit pour celui qui l'accepte comme pour celui qui l'émet (code pénal, art. 374, 3°).
- Retenez sur la caution seulement ce que l'état des lieux de sortie et de retour prouve, avec un motif écrit.
Ce que ce guide fait, et ne fait pas
Ce guide décrit les textes que nous avons lus et une façon de facturer une location. Il ne remplace pas l'avis d'un avocat sur vos contrats et vos garanties.
Acompte, arrhes, caution, chèque de garantie
Quatre sommes que les loueurs confondent souvent, et ce que chacune devient.
| Acompte | Arrhes | Caution en espèces | Chèque « de garantie » | |
|---|---|---|---|---|
| Ce que c'est | Une partie du prix, payée d'avance | Une somme qui permet de se dédire | Une garantie contre les dégâts et les impayés | Un chèque remis à condition de rester hors banque |
| À qui est l'argent | Au loueur, contre la location | Au loueur si le client se dédit | Au client, jusqu'à la fin | Le chèque est payable à vue (code de commerce, art. 500) |
| Sur la facture | Oui, en déduction | Selon le contrat | Non | Non |
| À la fin | Imputé sur la facture | Imputées, perdues ou rendues au double selon qui se dédit | Rendue, moins les retenues motivées | À éviter, voir l'article 374 plus bas |
| Texte | Contrat entre les parties | Code civil, art. 72 bis | Code civil, art. 500, garantie des loyers et charges | Code pénal, art. 374, 3°, délit |
Les arrhes ont leur propre régime
Sauf convention contraire, celui qui a versé des arrhes et se dédit les perd, et celui qui les a reçues et se dédit rend le double (code civil, art. 72 bis). Si vous voulez éviter ce régime, écrivez « acompte » dans le contrat et dites ce qui se passe en cas d'annulation.
Nous ne savons pas comment un juge qualifie une somme versée d'avance quand le contrat ne dit rien. Posez la question à un avocat avant de rédiger vos conditions.
La caution dans le code civil
Le code civil prévoit que les parties « peuvent convenir d'une caution » pour couvrir les loyers et charges (art. 500). Le locataire répond des dégradations et pertes « qui ne sont pas le résultat de l'usage normal » (art. 495) et rend la chose dans l'état où il l'a reçue (art. 503).
Plusieurs articles de ce chapitre du bail visent surtout les locaux. Nous ne savons pas dans quelle mesure ils s'appliquent à la location d'engins entre professionnels, et un avocat pourra vous le dire pour votre contrat.
Le chèque de garantie et l'article 374 du code pénal
L'article 374 du code pénal punit d'un à cinq ans d'emprisonnement, et d'une amende au moins égale au montant du chèque, « quiconque émet, accepte ou endosse un chèque à la condition qu'il ne soit pas encaissé immédiatement mais à titre de garantie » (art. 374, 3°). Le texte vise le loueur qui accepte le chèque autant que le client qui le signe.
Selon le code de commerce, le chèque est payable à vue, et « toute mention contraire est réputée non écrite » (art. 500).
Ce guide ne recommande pas le chèque gardé en garantie. Pour le remplacer par une caution en espèces, un virement ou une autre garantie, demandez l'avis d'un avocat. Nous avons lu la version consolidée du code pénal à jour en 2012. Vérifiez auprès d'un avocat qu'aucune modification plus récente n'a changé l'article 374.
Facturer la durée réelle
La réservation bloque la machine pour le client et ne fixe pas encore le prix. Le prix part du moment où la machine quitte le parc et de celui où elle revient.
Si le client rend la machine en retard, le code civil prévoit une indemnité calculée d'après la valeur locative, en tenant compte du préjudice du loueur (art. 502). Le contrat peut dire que les jours au-delà de la réservation se facturent au même tarif.
- Le jour. Comptez-vous les jours du calendrier, week-ends compris, ou les jours ouvrés ? Le jour de sortie et le jour de retour comptent-ils tous les deux ?
- L'heure. Une heure entamée est-elle due en entier ?
Exemple chiffré
Exemple inventé. Un compacteur se loue 6 000 DA hors taxe par jour, et le contrat compte les jours du calendrier, jour de sortie et jour de retour compris. La réservation va du lundi 2 au vendredi 6 novembre, soit 5 jours. La machine sort le lundi 2 et revient le dimanche 8, soit 7 jours. Le client a versé 15 000 DA d'acompte à la réservation et 50 000 DA de caution en espèces. Au retour, l'état des lieux note un capot de protection fendu, à remplacer pour 8 000 DA.
Pour l'exemple, nous avons pris le taux normal de TVA de 19 %. Vérifiez auprès de votre comptable le taux qui s'applique à votre activité.
Sur la réservation, la facture aurait compté 5 jours, soit 30 000 DA HT. Les deux jours de retard valent 12 000 DA HT.
La retenue de 8 000 DA se prend sur la caution, avec son motif écrit, et reste hors de la facture de location. Le client peut aussi régler le reste à payer en le compensant avec la caution, si les deux parties l'écrivent.
| Ligne | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Location, durée réelle | 7 jours × 6 000 DA | 42 000 DA HT |
| TVA 19 % | 42 000 × 19 % | 7 980 DA |
| Total de la facture | 42 000 + 7 980 | 49 980 DA TTC |
| Acompte déjà versé | - 15 000 DA | |
| Reste à payer | 49 980 - 15 000 | 34 980 DA |
| Caution détenue | 50 000 DA | |
| Retenue motivée, capot fendu | - 8 000 DA | |
| Caution rendue | 50 000 - 8 000 | 42 000 DA |
À l'heure
Une pompe louée 2 500 DA HT l'heure sort à 7 h 40 et revient à 12 h 10, soit 4 h 30. Si le contrat dit qu'une heure entamée est due, la facture compte 5 heures, soit 12 500 DA HT.
L'état des lieux au départ et au retour
Sans procès-verbal ou état descriptif à la remise, la loi présume que le locataire a reçu la chose en bon état (code civil, art. 503). Pour retenir quoi que ce soit sur la caution, il faut donc pouvoir comparer trois pièces. L'usure normale ne se retient pas (art. 495).
- Un état de la machine à la sortie, signé par le client, avec le compteur, le carburant, les accessoires, les dégâts existants et des photos datées.
- Le même état au retour.
- Le prix de la réparation ou de la pièce, avec la facture du fournisseur si possible.
La location dans Dido
Dido, le logiciel de gestion de Sindan Solutions, a un module de location de matériel qui suit ces règles. Une démo publique permet de suivre un contrat de la réservation à la caution rendue.
- Les dates du contrat réservent la machine, et la sortie et le retour réels fixent le prix. Un jour compte comme un jour du calendrier, week-ends compris, et les heures s'arrondissent à l'heure supérieure.
- Au retour, Dido propose la durée et le montant, et dit s'il les mesure depuis la sortie réelle ou depuis le début réservé. Vous pouvez corriger le nombre d'unités facturées.
- Un retour en retard s'enregistre, et la liste des contrats signale les dépassements.
- L'acompte va en caisse, au registre des chèques ou sur un compte bancaire, et vient sur la facture du contrat.
- La caution reste l'argent du client, gardé puis rendu. En espèces, elle entre dans votre caisse et sort de la caisse de celui qui la rend.
- Vous rendez la caution moins ce que vous gardez, avec le motif de la retenue.
- La facture de location est une facture ordinaire, TVA ajoutée sauf indication contraire, et jamais pour un vendeur à l'IFU. Un contrat ne se facture qu'une fois.
- Un résumé donne les cautions détenues, les acomptes pas encore facturés et les factures de location encore dues.
Questions fréquentes
Les réponses courtes
Quelle différence entre caution et acompte en location ?
L'acompte paie une partie de la location et se déduit de la facture. La caution reste l'argent du client et lui revient à la fin, moins les retenues justifiées. Elle n'apparaît pas sur la facture.
Peut-on garder un chèque en garantie ?
L'article 374, 3° du code pénal punit celui qui émet, accepte ou endosse un chèque « à titre de garantie », à la condition qu'on ne l'encaisse pas tout de suite. Demandez l'avis d'un avocat sur les garanties que vous demandez à vos clients.
Faut-il facturer les jours réservés ou les jours réels ?
Les jours réels, de la sortie au retour de la machine. Écrivez dans le contrat comment vous comptez le premier et le dernier jour, et si les week-ends comptent.
Que peut-on retenir sur la caution ?
Les dégâts et les pertes qui ne viennent pas de l'usage normal (code civil, art. 495), si un état des lieux à la sortie et au retour les prouve. Écrivez le motif et le montant de chaque retenue.
L'acompte est-il remboursé si le client annule ?
Le contrat le dit. Si la somme s'appelle « arrhes » et que le contrat ne dit rien d'autre, le client qui se dédit la perd et le loueur qui se dédit rend le double (code civil, art. 72 bis).
La TVA s'applique-t-elle sur la caution ?
La caution n'est pas un prix et ne figure pas sur la facture. La TVA porte sur la location facturée. Pour une retenue sur caution que le loueur garde, vérifiez le traitement auprès de votre comptable.